pcwBackup

Das ZIP-Archiv enthält die zwei Add-Ins pcwBackup.DOT und pcwBackup.XLA für Word und Excel 2003-2007. Die Install.cmd kopiert die Add-Ins an den richtigen Ort.
Diese Add-Ins bietet:

1. NEU! Ein Kennwortschutz-Makro, mit dem Sie die aktuelle Datei per Button verschlüsseln oder den Schutz wieder entfernen.

2. ein Backup-Makro, mit dem Sie die aktuelle Datei bequem per Button in einen Backup-Ordner Ihrer Wahl kopieren. Für besonders wichtige Dateien sind Versionskopien, also das Speichern von Zwischenzuständen als Extra-Dateien vorgesehen.

3. Ein Tab-Cleaner-Makro zum Entfernen von Formatierungen in Excel-Tabellen.

Installation:

1. Entpacken Sie das Archiv pcwBackup in einen beliebigen Ordner, und führen Sie die Batchdatei Install.CMD per Doppelklick aus. Es handelt sich dabei allerdings nicht wirklich um eine „Installation“ - Sie kopieren damit lediglich das Add-in pcwBackup.XLA in den Add-in-Ordner von Office.

2. Gehen Sie in Excel und Word jeweils auf „Extras, Add-Ins“ (Word: „Vorlagen und Add-Ins“) und binden Sie die betreffende Add-in-Datei ein. Wenn das Add-in aktiv ist, sehen Sie zwei neue Schaltfläche ganz rechts in der Symbolleiste "Standard": pcwBackup und Kennwortschutz.

So arbeitet das Makro: Wenn Sie das Makro zum ersten Mal starten, müssen Sie zunächst über „Ordner suchen“ einen Backup-Pfad definieren. Er sollte, wenn irgend möglich, auf einem unabhängigen Datenträger liegen. Das erhöht die Sicherheit, falls Probleme mit der Festplatte auftreten, auf der sich Ihre normalen Office-Dateien befinden. Ist der Backup-Ordner einmal definiert, öffnet sich nach einem Klick auf den Button der Dialog „Kopie speichern unter“. Nachdem Sie hier mit„OK“ bestätigt haben, entsteht eine Sicherungskopie der aktuellen Datei.

Sichern nach Wunsch: Sobald Sie sich an den neuen Backup-Ordner gewöhnt haben, können Sie sich den Dialog und den „OK“-Klick sparen, wenn Sie mit dem gleichnamigen Button den „Backup-Ordner einfrieren“. Das heißt, dass Sie ihn zunächst nicht mehr ändern können und dass ein Klick auf den Button in der Symbolleiste automatisch und ohne Bestätigungsdialog in diesen Pfad sichert.
Falls von einer Datei bereits eine Sicherung existiert, erhalten Sie einen Dialog mit vier Optionen. Damit entscheiden Sie, ob Sie eine neue Version ablegen oder die alte Sicherungskopie überschreiben wollen. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Entscheidung für die aktuelle Datei dauerhaft zu festzulegen – also von einer bestimmten Datei beispielsweise immer jede Version gesondert zu sichern.

Auf dem Dialog mit den Sicherungsoptionen finden Sie auch einen Button, um einen vorher eingefrorenen Backup-Pfad wieder freizuschalten. Dann erscheint künftig wieder der Dialog „Kopie speichern unter“ mit der Möglichkeit, einen neuen Pfad einzurichten.

Eindeutige Kennungen: Im Backup-Ordner erhalten Ihre Dateien zusätzlich zum Original-Namen noch eine Ziffernkennung – statt „Datei.XLS“ steht dann etwa „Datei.0-835448833.XLS“. Die erste Zahl dieser Kennung zeigt – beginnend bei „0“ – immer die Versionsnummer der Sicherung an. Der restliche Zeitstempel dient dazu, gleichnamige Dateien zu unterscheiden und vor dem Überschreiben zu schützen. Sie können daher gefahrlos diverse Dateien mit dem Namen „Mappe1.XLS“ aus unterschiedlichen Ordnern in den Backup-Pfad sichern. Beachten Sie aber, dass Ihnen diese Zahlenkennung der Sicherungsdatei nicht weiterhilft, wenn Sie den ursprünglichen Pfad der Originaldatei bestimmen wollen. Aussagekräftige Dateinamen sind daher, wie immer, hilfreich.